Россия переводит отрасль грузоперевозок с бумажного документооборота на цифровой формат. С 1 сентября 2026 года вступил в силу Федеральный закон № 140-ФЗ, закрепивший обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД).
Бумажные перевозочные и экспедиторские документы для перевозчиков, экспедиторов, грузоотправителей и грузополучателей постепенно утрачивают юридическую силу. Их заменят электронные документы, которые оформляются исключительно через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Переход затронет грузовые авианакладные, железнодорожные и автомобильные транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом, а также различные виды экспедиторских документов.
Только за первую неделю официального использования через информационную платформу было оформлено более 8,2 млн документов, к системе подключилось свыше 261 тыс. хозяйствующих субъектов.
В тестовом режиме ГИС ЭПД работает с сентября 2022 года и за четыре года показала свои преимущества. Переход на электронный документооборот призван повысить эффективность работы бизнеса, сократить издержки и упростить взаимодействие всех участников грузоперевозок.
«Для бизнеса переход на ЭПД выгоден сразу по пяти ключевым направлениям, – говорит исполнительный директор Национального союза экспертов в сфере транспорта и логистики, главный эксперт Ассоциации «Цифровой транспорт и логистика» Ольга Федоткина. – Первое связано с бухгалтерией:
электронная транспортная накладная структурированно фиксирует факты хозяйственной жизни, снижает ручной ввод данных, уменьшает количество бумажных документов и минимизирует ошибки».
Второе направление, отмечает эксперт, касается налогового учета: электронная накладная подтверждает реальность хозяйственной операции и служит документальным подтверждением по налогу на прибыль и вычетов по НДС, обеспечивая прозрачность перед фискальными органами и снижая риски доначислений.
Третье направление – управленческий учет. «Электронный документ позволяет анализировать сроки, статусы, маршруты, отклонения, дисциплину подрядчиков и качество логистики», – поясняет эксперт.
Четвертое направление связано с ускорением документооборота. Электронный документ не нужно печатать, пересылать или переоформлять вручную: он быстрее проходит по всей цепочке и оперативно передается в учетные системы. По оценкам представителей крупного ретейла, переход на электронные документы позволяет сократить время их обработки на 50-70%, отмечает Федоткина.
«Пятое направление направлено на снижение конфликтов:
электронный документ оставляет прозрачный цифровой след, фиксирующий, кто создал документ, кто его подписал, когда передал и какая информация в нем содержится. Это существенно снижает количество споров между участниками цепочки»,
– добавляет эксперт.
Что касается реакции участников рынка, то среди первых нововведение опробовали крупные компании еще на этапе тестирования системы ГИС ЭПД. При этом на рынке еще остаются участники, которые не спешат переходить на электронные перевозочные документы, пользуясь установленным переходным периодом, действующим до 2027 года.
«Крупный бизнес не стал дожидаться обязательных требований и начал внедрять электронный документооборот на транспорте еще несколько лет назад.
Ведущие логистические операторы, ретейлеры и маркетплейсы уже признали преимущества электронного документооборота и активно внедряют его в свои бизнес-процессы. Их опыт подтверждает практическую ценность и эффективность системы. Для добросовестных игроков это давно ожидаемый шаг, они сами о нем просили», – говорит Федоткина.
Главная сложность, по ее словам, заключается не во внедрении самой системы, а в необходимости упорядочить внутренние процессы компаний. «Во многих компаниях изначально не были правильно выстроены бизнес-процессы по всей цепочке. Прежде чем что-то оцифровывать, необходимо разобраться, как устроен бизнес и соблюдаются ли предусмотренные законодательством нормы, – и только затем приступать к цифровизации, – поясняет эксперт. –
Для тех, кто работал по "серым" схемам, процесс перестройки систем сложнее, потому что меняется бизнес-модель».
Переход на новые подходы к организации бизнеса может дать компаниям существенный экономический эффект. «ЭПД при должном уровне автоматизации может быть на 200-350% выгоднее бумажного документооборота. Единого срока окупаемости нет – он зависит от объема вложений, масштаба бизнеса, уровня цифровой зрелости, сферы деятельности и роли в перевозке.
При этом переход не обязательно требует запуска крупного ИТ-проекта: начать работу можно через веб-версию или мобильное приложение,
а интеграцию с 1С или API подключать при необходимости», – говорит Антон Шевченко, руководитель по развитию направления ЭПД в СКБ «Контур».
Переход на ЭПД приносит пользу не только бизнесу, но и государству. «Сведения из электронных перевозочных документов формируют реальную карту грузопотоков страны. Благодаря этому развитие инфраструктуры можно планировать на основе фактического движения грузов, а не устаревших расчетных моделей», – говорит директор Ассоциации «Цифровой транспорт и логистика» Полина Давыдова.
Например, с учетом данных о маршрутах, грузах и типах транспорта можно принимать решения о повышении класса грузоподъемности дорог или строительстве логистического хаба на определенном участке, отмечает Шевченко.
«Электронные перевозочные документы создают прозрачный цифровой след перевозки, что является мощным инструментом борьбы с недобросовестными участниками рынка. Система позволяет видеть движение груза, подтверждать факты хозяйственной деятельности, сокращать "серые" схемы и формировать добросовестную конкурентную среду. ФНС, Ространснадзор, ГИБДД, ФТС и другие органы смогут получать необходимые сведения напрямую из системы. Внедрение ЭПД снижает нагрузку на ведомства, повышает прозрачность рынка и помогает формировать аналитику по транспортным потокам для дальнейшей оптимизации логистики», – говорит Давыдова.
Впрочем, цифровизация отрасли на этом не остановится. Следующим этапом станет автоматизация процессов в смежных сферах – финансировании, страховании, оформлении банковских гарантий и других направлениях, прогнозируют эксперты.