Бумажная или электронная – какая трудовая книжка лучше?
Постепенно переходить на ЭТК в России стали с начала 2020 года. Работникам предоставляется выбор: продолжать вести трудовую в традиционном бумажном виде или отдать предпочтение электронному формату. Тем, кто желал сохранить бумажную версию, требовалось написать заявление. При этом плюсы и минусы есть у обоих форматов.
Преимущества ЭТК:
1) Безопасность. Она не потеряется, все ваши данные защищены и хранятся в базе данных Соцфонда России. Как подчеркивали в СФР, для хранения личных данных россиян используется передовое оборудование, одобренное профильными регулирующими ведомствами. В фонде указывали, что риск потерять бумажные документы куда выше и происходит это значительно чаще.
2) Удобство. Получить доступ к нужным данным вы можете в любой момент через портал государственных услуг.
3) Актуальность. Сведения в ней всегда актуальны, поскольку законодательно прописана обязанность работодателя вносить изменения в течение трех рабочих дней после кадровых перестановок.
Недостатки электронной книжки:
1) В ней отражаются только сведения о трудовой деятельности начиная с 1 января 2020 года. По крайней мере, так в Социальном фонде России предупреждали ранее. Однако во многих случаях россияне имеют доступ к своим данным и до 2020 года. Так, корреспондент газеты ВЗГЛЯД, проверив работу данной услуги, получила в выписке актуальные сведения начиная с 2006 года.
Тем не менее СФР предупреждает о необходимости сохранять бумажную книжку, поскольку именно она будет источником сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года.
2) В электронном формате не указываются некоторые нюансы трудовой деятельности, такие как награды, особенности работы (например, вахтовый метод).
Плюсы бумажной трудовой книжки:
1) Полная история. Она содержит информацию о всей трудовой деятельности работника, в том числе о периодах работы до 2020 года.
2) Наглядность. Все записи вносятся вручную, что субъективно некоторым может показаться более четким и понятным. Впрочем, в большей степени это вопрос личных предпочтений.
Недостатки бумажной трудовой книжки:
1) Главный и наиболее значимый – риск потери или повреждения. Если книжка потеряется или будет изношена физически, порвется или сгорит, то важная информация может быть утеряна, а на восстановление придется потратить время и силы.
2) Неудобство хранения. Требуется обеспечить безопасное место, где она будет сохранна.
Примечательно, что если вы выбрали бумажную трудовую книжку, работодатель будет продолжать вести ее параллельно с электронной. В любой момент сотрудник может изменить решение и перейти на другой формат ведения ТК.
Важный момент: для тех, кто начинает свою трудовую деятельность с 2021 года, заводится только электронная трудовая, и происходит это автоматически, никаких заявлений от работника не потребуется.
Как посмотреть запись в электронной трудовой книжке?
Самый удобный и распространенный способ получить доступ к своей ЭТК – это воспользоваться государственными электронными услугами. В России это можно сделать двумя основными способами:
1) Через портал «Госуслуги». Для этого потребуется подтвержденный аккаунт.
В строке поиска введите «Выписка из электронной трудовой книжки» или «ЭТК». Система предложит вам заполнить небольшое заявление. Как правило, большая часть данных заполняется автоматически. После проверки данных нажмите кнопку «Отправить запрос» или аналогичную. Через некоторое время вы получите уведомление о готовности выписки. Она будет доступна в разделе «Мои документы» или «Уведомления».
Все то же самое можно осуществить в мобильном приложении «Госуслуг».
2) Через сайт Социального фонда. В личном кабинете на портале СФР нужно найти раздел, посвященный ЭТК, и заполнить поля, требуемые в электронном заявлении. После обработки вашего запроса выписку из ЭТК можно будет скачать.
3) Если нет возможности направить онлайн-запрос, всегда можно посетить один из центров «Мои документы» (МФЦ). С собой нужно взять паспорт и СНИЛС. Ваше заявление будет зарегистрировано, а выписка будет выдана в день обращения, долго ждать не потребуется.
Какая информация содержится в выписке из ЭТК?
1) Данные о работодателе: полное наименование организации, ее юридический адрес, структурное подразделение, в котором вы работали.
2) Информация о должности, квалификация, круг обязанностей.
3) Хронология трудовой деятельности: точные даты приема на работу, переводов на другие должности и увольнения.
4) Причины увольнения.
Стаж в трудовой книжке не указан, но вы можете подсчитать его самостоятельно. Если вы хотите получить сведения о своем общем трудовом стаже, то лучше заказать выписку из лицевого счета в СФР на портале ведомства. Либо можно обратиться в МФЦ за ее получением. Там будет автоматически подсчитан весь период вашей трудовой деятельности.
В случае, когда у вас на руках есть только данные из трудовой книжки (и здесь не важно, в каком виде она у вас есть – электронном или бумажном) и вы хотите подсчитать свой стаж, воспользуйтесь соответствующими онлайн-калькуляторами. Они позволяют ввести начальную и конечную дату трудоустройства и сами подсчитывают дни, которые вы проработали. Эти сервисы так и называются – онлайн-калькулятор трудового стажа.
Зачем может потребоваться выписка из электронной трудовой?
Она будет нужна для нескольких целей. Чаще всего за выпиской обращаются при подаче заявки на ипотеку, автокредит или другой заем, ведь банки, чтобы оценить платежеспособность заемщика, хотят знать о трудовой деятельности гражданина. При этом в современной практике кредитные организации самостоятельно направляют запросы в ведомства, если вы дадите им соответствующие согласия через портал «Госуслуги».
Также выписка может потребоваться при получении социальных выплат, чтобы подтвердить стаж работы и право на различные пособия. От общего трудового стажа зависит, например, то, в каком размере оплачивается больничный лист.
Кроме того, выписка из ЭТК может пригодиться вам при трудоустройстве в другой стране.
Как завести электронную трудовую книжку
Обратитесь с этим вопросом к своему работодателю. При первом приеме на работу обратитесь к сотрудникам бухгалтерии или секретарю. Работодатель может самостоятельно завести ЭТК для вас, когда будет заключен трудовой договор. Если хотите перейти с бумажной версии на электронную, нужно будет написать заявление. Попросите соответствующую форму и заполните ее.
Увольнение в электронной трудовой книжке
Такая информация действительно содержится в ЭТК. В электронной версии документа указывается номер приказа об увольнении, а также основание для такого решения.
Однако без согласия самого владельца ЭТК работодатель не будет иметь возможности посмотреть эти сведения. Информация в электронной трудовой книжке является персональными данными.